■月間約５０００枚のＦＡＸ発注書を自動で読み取り

　インフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は６月１０日、ｉｎｖｏｘ（本社：東京都新宿区）と協業して提供する、発注書をＡＩでデジタル化する「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」が、シモジマ＜７４８２＞（東証プライム）に導入したと発表。

■シモジマによる導入理由と効果（取材協力）営業統括本部　特販営業部

■導入理由と効果

【導入前の課題】

　シモジマは１９２０年に包装材料の卸問屋として創業した。主な取扱商品は紙袋、包装紙、ポリ袋、食品容器、梱包資材、文具事務用品などであり、自社開発商品を含めて約１０万点以上、約２，０００社から仕入れている豊富な品揃えが強みである。全国の営業所を通じた取引先は５，０００社以上にのぼり、特注品も含めて多岐にわたる商品を提供している。

　導入前の受注業務においては、ＦＡＸによる受注が全体の約３０％を占めており、手作業によるデータ入力に多くの時間がかかっていた。特に、商品コードの記載がない商品名だけの発注書では、カタログから商品コードを検索する必要があった。さらに、基幹システムへの入力作業には、コードの確認・入力・チェックに最低３人の人員を要し、ミスやトラブルが発生した場合には追加の人員対応が求められていた。

【導入の決め手】

　シモジマは当初よりＥＤＩ比率８０％を目指していたが、導入前の時点では７０％にとどまっていた。目標達成と業務効率化の観点から、複数社のＯＣＲシステムを比較検討した結果、「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」はインフォマートの信頼性やサポート体制に安心感があったことが導入の決め手となった。

　「これが自社の課題を解決する手段である」と判断し、トライアルを経て早期に導入を決定した。また、既に「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」と基幹システムを連携済みであったため、開発費用を抑えて導入できた点も評価された。

【導入効果】

　現在、全体で月間約３万枚のＦＡＸ発注書のうち、４，０００～５，０００枚を「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」で読み取り、基幹システムに自動取り込みしている。その結果、手作業による入力作業が大幅に削減され、作業時間は半減。これまで３人以上を要していた業務が、１～２人で対応可能になった。

　また、現場から「このＦＡＸはＯＣＲ処理可能ではないか」との提案が増え、デジタル化への前向きな姿勢が社内に広がった。ＡＩの学習機能を活用する担当者も増加し、ＥＤＩ比率は７０％から８０％に向上した。

【今後の展望】

　現在の「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」の月間処理件数は約５，０００枚であるが、読み取り可能なフォーマットを増やすことで、月１万枚の処理を目指している。これにより、１人当たりの生産性のさらなる向上が見込まれる。将来的には、他部門でも本システムを活用していく方針である。

　たとえば経理部門では、仕入先からの納品書の一部にＥＤＩ連携を導入しているものの、依然としてデジタル化の余地が残されている。こうした領域にもシステムを活用してデータ化を進め、全社的なＤＸ推進につなげていきたい考えである。

■サービス概要

　ＦＡＸやメール（ＰＤＦ）で受信した発注書を、「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」がデータ化し、「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」と自動連携する。この受注データを基幹システムに取り込むことで、全ての受注をデータ化し、入力作業を削減できる。

※「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」は「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」の有料オプション機能であり、利用には「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」のＩＤが必要である。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）