インフォマート＜２４９２＞（東１）は７月２９日、玉野総合コンサルタント（愛知県名古屋市）が、契約業務の効率化を推進するため、「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」の導入・運用を開始したことを発表した。

　玉野総合コンサルタントは、総合建設コンサルタント、国内最大手である日本工営株式会社のグループ企業で、全国の土地区画整理事業や道路・橋梁・河川砂防などの社会資本整備に関わる計画・調査・設計・管理を行い、日本の“まちづくり”を支えている。愛知県名古屋市に本社を置き、中部地方を中心に全国４３か所で事業を展開する中、全国の協力会社と交わす注文書・請書のやり取り等の契約業務の効率化を実現するため、今回の導入となった。

　毎月の発注件数は月間で約３００件ある。導入前は、１件につき９枚の書類全てを印刷し、郵送しなければならず、印刷前に行う見積書や作業依頼書、外注指示書の内容チェックから、上長承認をもらうまでの一連の作業に毎日およそ５時間を費やしていた。

　導入後は、自社システムと連携させ、発行から締結まで画面上で完結する。また、契約に必要な秘密保持誓約書や納品書なども、ＰＤＦを作成し、一括でアップロードできるため、作業時間が半減しまた。ペーパーレス化したことで、印紙代や郵送代、保管スペースにかかるコストも削減できている。

　元々、月次決算の精度を上げる目的で、「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」を利用し、仕入業者から受け取る請求書の業務効率化を始めていた。それぞれの業務ごとにシステムを導入するとかえって煩雑になる場合があるが、「ＢｔｏＢプラットフォーム」では“契約”と“請求”がひとつのＩＤで使えるため大きなメリットがある。例えば、契約締結後に作業量の増減などが発生し、金額に変更が生じた場合、「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」と併用すれば、紐づけられたデータが画面上で確認できるため、突き合わせ作業も負担が激減した。

　現在、６００社余りある取引先のうち、取引の多い６割ほどの企業に対し、「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」を利用した電子契約で発注を行っている。今後は取引の少ない企業や、新規取引先へも案内していき、電子化率をさらに上げていく方針。

　また、紙で受け取っている契約書類も、「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」の「自社保管」機能でＰＤＦ化し、データベースとして利用できる。税務調査などで数年前の書類が必要になった際、わざわざ倉庫まで行って探さなければならなかったが、今後は画面ですぐ検索できるので、確実に効率化や時短につながる。

　建設業界は未だ紙の文化が根強いものの、所管官庁である国土交通省がトライアルで電子契約に取り組むなど、確実に電子化の波は訪れている。業界全体で電子化率が高まると思われる。

　「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」は、企業間で交わされる契約をＷｅｂ上で締結できるクラウドサービス。契約の締結・管理を電子化することで、従来契約書のやり取りや保管にかかっていた手間とコストを削減する。また、社内承認をＷｅｂ上で行うことができるワークフローシステムの搭載や、過去に紙で締結した契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も完備しており、バックオフィス業務の効率化を推進する。