■セミナーの申込受付から定員管理、キャンセル処理までを完全自動化

　パイプドＨＤ＜３９１９＞（東１）グループのパイプドビッツは、横浜銀行に「セミナー予約管理システム」を提供し、セミナー開催に係る運営業務を自動化したインタビュー記事を、２０２１年８月２７日に公開したと発表。同システムはローコード開発プラットフォーム「スパイラル」を基盤に構築している。

■導入の経緯

　創立１００周年を迎えた横浜銀行は、神奈川・東京を中心に２０７店舗を持つ首都圏型の地方銀行。多様化・高度化する顧客の金融ニーズに応えるため、資産運用セミナーや介護入門セミナー、Ｍ＆Ａセミナーなど、個人・法人向けに多岐に渡るセミナーを開催している。一方、申込状況の確認や受付締切、キャンセル処理などを手作業で行っていたため、開催日が近づいたことを知らせるリマインドメールやキャンセル待ちの方への連絡メールの送信など、システム化されていればごく当たり前の顧客対応がなかなか実現できない状況だった。

　セミナー担当者の業務負荷を軽減し、顧客の利便性向上を図るべく、セミナー運営業務を自動化するＷｅｂアプリケーションが必要と考え、その基盤に「スパイラル」が採用した。

■導入効果

（１）セミナーの受付からキャンセル待ち予約までを自動化

　セミナー予約管理システムを導入したことで、セミナーの申込やキャンセル手続き、キャンセル待ちの予約などをすべて自動化でき、手放し運用が可能になった。事前に開催情報や枠数を設定しておけば、申込に応じて自動で受付や締切が行えるため、これまで手作業で行っていた申込状況の確認や受付締切、キャンセル待ちの方への連絡などが不要になり、セミナー運営に係る負担が軽減できた。

（２）セミナー告知開始までのリードタイムを２週間から１日に短縮

　これまで外部のＷｅｂ制作会社に依頼していたセミナー告知ページの公開作業を内製化できたことで、セミナー告知開始までのリードタイムを２週間から１日に短縮でき、より早く集客を開始できるようになった。

（３）２００人近い参加者へのフォローアップが容易に

　参加者情報は、豊富な配信機能を持つ「スパイラル」で一元管理されるため、例えば「セミナー開催３日前の午後６時」など、設定したタイミングに合わせてリマインドメールを参加者に自動で配信することができる。対面セミナーからＷｅｂセミナーに移行したことで、平均２０人程度だった参加者が２００人に上る場合でも、以前は業務負荷の関係でできていなかった参加者へのフォローメールを容易に配信できるようになった。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）