■ＲＥＦＡＸ業務を自動化する新機能「ＲＥＦＡＸ機能」も活用し、受注業務のさらなる効率化を実現

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は２２日、伊藤園＜２５９３＞（東証プライム）が、同社と株式会社Ｄｅｅｐｗｏｒｋ（本社：東京都新宿区）が協業して提供している、発注書をＡＩでデジタル化する「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」と新機能「ＲＥＦＡＸ機能」を導入し、受注業務の自動化が実現したと発表。

　伊藤園は、清涼飲料の製造・販売、日本茶の製造・販売、烏龍茶および紅茶等の輸入・販売、健康食品の製造・販売を行い、常に時代の先駆けとして「缶入り緑茶・烏龍茶」の開発や、飲料のペットボトル化等、斬新な製品を開発してきた。

　それに伴って取引先数が増加し、受注業務が煩雑化したことから、２０１６年から飲食店とその取引先の受発注業務をデジタル化する「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」、２０２１年には食品卸会社とその取引先の受発注業務をデジタル化する「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」を導入した。

　これらの２つのサービスは伊藤園の基幹システムとも連携しており、現在では受注業務が大幅に効率化されている。

　しかしながら、受け取る発注書の中には、得意先の基幹システムから出力されＦＡＸで送信されるものや、インターネットＦＡＸから自動で送信されるもの等が一定数存在し、自動化や電子化の課題となっていた。これらのような個別で送信されるＦＡＸに対し、ＲＥＦＡＸ（※１）をしなければならず、手間と時間がかかることが負担となっていた。

（※１）ＦＡＸで送信された発注書を使用してＦＡＸにて返信を行う。

　これらの状況から、受注業務のさらなる電子化率の向上とＲＥＦＡＸ業務の効率化・省人化を目的に、当社とＤｅｅｐｗｏｒｋが協業して提供している「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」及び「ＲＥＦＡＸ機能」の導入に至った。

■「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」（※２）及び「ＲＥＦＡＸ機能」で実現すること

　ＦＡＸやメール（ＰＤＦ）で受け取った発注書を「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」でデータ化し、「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」に自動で連携する。その受注データを「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」から自社の基幹システムに取り込むことで、全ての受注がデータ化され、入力作業を削減できる。さらに「ＲＥＦＡＸ機能」により、システムから自動でＦＡＸ返信が行われるため、発注書の受け取りからＲＥＦＡＸ業務、基幹システムへの受注データ入力までの手作業がデジタル化され、受注業務の大幅な効率化が実現する。

■「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」と「ＲＥＦＡＸ機能」を利用することによる削減効果の一般的な例

　受注から基幹システムへの受注データ入力までの処理時間は１件当たり３分以上かかると言われている。仮に１件につき３分かかると想定した場合、１，５００枚の処理時間は７５時間になる。「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」と「ＲＥＦＡＸ機能」を利用すると１件あたり３０秒ほどで完了するため、１，５００枚の発注書処理業務は１２．５時間となり６２．５時間（８３％）の労力が削減される。

【１件につき３分かかると想定した場合】
・紙での処理の場合：３分×１，５００枚＝４，５００分（＝７５時間）
・システム利用の場合：３０秒（０．５分）×１，５００枚＝７５０分（＝１２．５時間）
　７５時間－１２．５時間＝６２．５時間

　今後も「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注」「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」「ＲＥＦＡＸ機能」を通じて、基幹業務である受注業務をデジタル化することで、効率化、属人化の解消を支援していくとしている。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）