■トヨタグループ行動指針「トヨタウェイ２０２０」の実現にも貢献

　ワークフローシステムのリーディングカンパニーであるエイトレッド＜３９６９＞（東証スタンダード）が提供するワークフローシステム「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ（アジャイルワークス）」を利用するトヨタ自動車東日本株式会社（本社：宮城県黒川郡：ＴＭＥＪ）の導入事例が公開された。

■ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ導入の背景

　ＴＭＥＪはトヨタグループの一角を担い、東北地方を拠点にコンパクトカーを製造している。同社は施設内への立ち入り時に発生する煩雑な申請手続きの見直しにあたり、以下３点の課題を抱えていた。

・大量の紙の申請書が業務効率の妨げとなる
・回付に手間がかかりリードタイムが長期化する
・グループ全体で「余力創出」への取り組みを強化する必要がある

　これらの課題を解決するため、同社はワークフローシステム「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ」を導入した。

■ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ選定の理由

　ＴＭＥＪは「スケーラビリティとシンプルさを兼ね備えた機能性」と「操作性の高さ」を重視した。ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓはこれらの要件を満たすとともに、同時接続ユーザー数に応じて料金が発生するライセンス方式や、Ｅｘｃｅｌのフォーマットをそのまま再現可能な点も高く評価された。

■ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ導入による効果

　ＴＭＥＪはＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓを活用し、当初は立入申請に関連する約２０種類の申請書から開始し、現在は約１３０種類に拡大して運用している。これまでに約９２，０００件の帳票削減を実現した。岩手県や静岡県など複数の遠隔拠点を有するが、申請書のやり取りは地理的制約に左右されず、迅速に承認が得られるようになり、平均リードタイムは約３日短縮された。

　また、ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓと他システムとの連携により、従来発生していた手入力の負荷が軽減され、申請業務の前後プロセスにも効率化が広がっている。さらに、トヨタグループの行動指針「トヨタウェイ２０２０」の一つである「余力を創り出す」の実現にも大きく貢献している。
（※２０２５年９月１１日時点）

■ワークフローシステム「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ」

　「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ」は、複雑な承認フローにも対応できる標準機能と高い拡張性を併せ持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステムである。大規模かつ複雑な組織構造を考慮した設計により、人事異動や組織改編にも迅速に対応できる。Ｒ３．０では「Ｗｅｂ　ＡＰＩ」を実装し、「全文検索」や「ビジネスチャット通知」などの新機能を追加したほか、利便性を高める「スマホアプリ」も利用可能となった。さらに「ワークフロー統計情報の取得」が可能となり、社内申請承認業務の状況を可視化し、単なる電子化にとどまらない業務効率化を推進する。企業規模やニーズに応じてパッケージ版とクラウド版から選択可能である。

【トヨタ自動車東日本】

　トヨタ自動車東日本は、宮城県、岩手県、静岡県に拠点を置くトヨタグループの完成車メーカーである。ヤリスクロス、アクア、シエンタといったコンパクトカーを企画・開発から生産まで一貫して手がける体制を持ち、小型車市場を牽引する人気モデルを数多く世に送り出している。また、地域産業や人材育成にも注力している。

【エイトレッド】

　エイトレッドは、稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓ（アジャイルワークス）」「Ｘ－ｐｏｉｎｔ（エクスポイント）」、クラウド型ワークフロー「Ｘ－ｐｏｉｎｔ　Ｃｌｏｕｄ（エクスポイントクラウド）」「ＡｇｉｌｅＷｏｒｋｓクラウド版」を開発・提供している。これまでシリーズ累計５，０００社を超える企業・公共機関（特殊法人、行政、学校等）に導入され、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献している。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）