■北東商事ではアルバイト約９００名分の雇用契約をデジタル化し、作業時間を１０分の１に短縮

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は９月１６日、タカハシ（本社：北海道札幌市）をはじめとするタカハシグループで、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」の導入が進んでおり、グループ会社である北東商事（本社：北海道札幌市）の導入事例を公開したと発表。

■北東商事より伺った導入理由・効果等（取材協力）人事部課長

【「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」導入前の課題】

　北東商事は、北海道内を中心にアミューズメント、フードサービス、観光、運輸、福祉サービス、建築等の事業を運営しているタカハシグループの１社である。カラオケ・ゲームの「キャッツアイ」やゲームセンター等を２６店舗、ベーカリーチェーン「ボストンベイク」を２５店舗展開している。全店舗あわせて約９００名のアルバイトを雇用しており、紙での雇用契約業務が店長と本部にとって大きな負担となっていた。

　特に契約更新が最も大きな課題で、３ヵ月、６ヵ月ごとに行われる更新は店長任せになっていた。スタッフの時給や個人情報が含まれる書類は封書で手渡す等の配慮が必要で、本来は隙間時間で処理する契約事務が店長の大きな負担になっていた。

　本部でも契約更新状況の正確な把握が困難で、契約件数の多い４月と賃金改定がある１０月は、一日中契約書の処理に追われていた。さらに契約書の原本は紙で保管しており、ファイリングの手間や紙・印刷・郵送費のコストも課題であった。

■導入の決め手

　２０１６年にＭ＆Ａでタカハシグループに入ったタイミングで、グループのタカハシエンターテイメント株式会社で「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」の利用が始まっていた。今回の導入は、同社から「信頼できるサービスだから」と紹介を受けたことがきっかけである。他社サービスとも比較検討したが、グループ会社で利用している点が大きな決め手となった。

■導入効果

（１）業務デジタル化で、雇用契約に関する店長の負担をゼロに

　店長が個人情報を扱うことやスタッフへ書類を手渡す必要がなくなり、雇用契約業務の現場負担はほぼゼロとなった。雇用に関する情報は従業員名簿のＱＲコードからスタッフが直接登録できる。契約更新時は各スタッフへのメール通知後、口頭やグループチャット等でも伝えており、抜け漏れの心配もない。

（２）全店舗分の契約書類の送付が１日で完了し、作業時間が１０分の１に

　本部では全店舗分の契約更新書類の送付がわずか１日で完了し、繁忙期だった４月と１０月の作業時間は１０分の１に短縮された。紙の契約書のファイリングが不要となり、重要書類を店舗および本部で管理しないため、ＢＣＰ（事業継続計画）の観点でも安心である。

■今後の展望

　今後は従業員名簿や保証人情報等、一部書面での提出が残っている業務もスマートフォンで入力できる仕組みを構築し、さらなる業務効率化を目指す。電子契約の実績があるからこそ「もっとやれるはず」という期待も生まれている。業務効率化を進め、生まれた余白時間を接客業務に注ぎ、グループの経営理念である「限りなくお客様第一主義の実践」をより徹底していく考えである。

■サービス概要

　「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」は、企業間で交わされる契約をＷｅｂ上で締結できるクラウドサービスである。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減する。

　また、社内承認をＷｅｂ上で行えるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化してアップロード登録できる「自社保管」機能も搭載している。電子帳簿保存法にも対応しており、バックオフィス業務の効率化やテレワークを実現する。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）