■革新的な受注業務効率化の実現を目指し、受注ミスの業務負荷を限りなくゼロへ

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は２７日、森永商事株式会社（本社：神奈川県鶴見区　代表取締役社長：吉川　洋一）が、同社と株式会社ｉｎｖｏｘ（本社：東京都新宿区　代表取締役：横井　朗）が協業して提供している、発注書をＡＩでデジタル化する「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」を導入し、受注業務の自動化に向けて稼働開始したと発表。

　森永商事は、１９７３年（昭和４８年）９月に森永製菓＜２２０１＞（東証プライム）の業務用製品を販売する会社として設立された。現在はチョコレート・ココア等の業務用食品素材の開発・販売を主体とした事業活動を行い、今年創業５０周年を迎えている。

　２００９年頃、食品業界では食品表示偽装等の事件があり、各企業において食の安全・安心に対する方向性や取り組みを明確にし、取り扱う食材の情報開示が求められるようになった。

　そのような中で、森永商事はいち早く「食の安全・安心」の管理体制、取引業者との情報伝達を強化するために、当社のアレルギー・原産国等の情報をデジタル化し、商品規格書の受渡し・管理を効率化する「ＢｔｏＢプラットフォーム　規格書」を導入した。

　さらに、２０２１年には、請求書の発行・受け取り全てをデジタル化し、請求書業務をスピーディに、そして完全ペーパーレスを実現する「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」を導入し、請求書の発行・受け取りの管理体制を強化した。

　これにより、食品の商品規格書や請求書業務のデジタル化は実現したが、受注業務はＦＡＸや電話等のアナログな方法で行われていた。

■森永商事が受注業務で抱えていた課題

　森永商事の受注は、注文のほとんどをＦＡＸで受け取っていた。受注業務は、１日５時間、月間で１００時間ほどかかっていた。

　午前中は出荷の締め切り時間に追われ、”間違えてはいけない”という心理的プレッシャーも重なり、届け先や納期、商品や種類、単位数等の入力ミスが起こりやすい状況だった。ミスが発生すると、通常業務の他に修正業務も追加され、対応しなければならず労力がかかっていた。

　そのような中で、Ｗｅｂ発注ツールの構築やＯＣＲを活用した業務効率化を長年検討していたが、取引先から送付される発注書は、基幹システムから出力され送信されるものや、ＩｎｔｅｒＦＡＸ（インターネットＦＡＸ）から自動で送信されるものが大多数を占めていた。取引先の中には、ＦＡＸ発注を自社の仕組みで行っているところもあり、Ｗｅｂ発注のツール構築が難しい状況だった。

　また、一般的なＯＣＲは、発注書に記載されている得意先の商品名や商品コード等、読み取ったデータをそのまま基幹システムに入れ込むことが非常に難しいとされている。森永商事では、ＲＥＦＡＸ業務（※１）も行っており、受注業務を改善することが命題になっていたにもかかわらず、解決手段がない状態だった。

　これらの状況から、煩雑な受注業務の課題解決とＲＥＦＡＸ業務の効率化・省人化を目的に、同社の「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」と、同社とｉｎｖｏｘが協業して提供している「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」及び「ＲＥＦＡＸ機能」の導入にいたった。

（※１）ＦＡＸで送信された発注書を使用して、受信した旨を通知するためにＦＡＸで返信を行う。

■「一般的なＯＣＲ」との違い

　一般的なＯＣＲは、取引先から受け取ったＦＡＸがそのままデータ化される。読み取ったデータは販売管理システムや基幹システムに登録された商品情報や商品コード等との適合が難しい状況がある。そのため、一般的なＯＣＲを利用する場合は、自社で作成した商品コードや商品名を記載した発注書を用いて受発注業務が行われている。

　また、取引先指定の発注書も読み取ることは可能だが、データを変換するために、コード対応表やマスタを登録する等、メンテナンスが必要。

■サービス概要

　ＦＡＸやメール（ＰＤＦ）で受け取った発注書をｉｎｖｏｘの「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」（※２）がデータ化し、「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」に自動で連携する。その受注データを「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」から基幹システムに取り込むことで、全ての受注をデータ化し、入力作業を削減することができる。

（※２）「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」は「ＢｔｏＢプラットフォーム受発注ライト」の有料オプション機能。利用の際は「ＢｔｏＢプラットフォーム　受発注ライト」のＩＤが必要になる。

■新機能［ＲＥＦＡＸ機能］について（※３）

　「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」でデータ化された発注書（ＰＤＦ）に、スタンプを押して返信ＦＡＸを送る機能。受け取った発注書に手書きのサインもしくは社名のスタンプを押印し、ＦＡＸを送信する等、手作業で行っていた業務が、「ＲＥＦＡＸ機能」を利用することで自動化され、作業の省力化が実現する。「ＲＥＦＡＸ機能」における送信方法やタイミング等は、個社ごとの条件に合った送信設定が可能。

（※３）ＲＥＦＡＸ機能は「発注書ＡＩ－ＯＣＲ（ｉｎｖｏｘ）」の有料オプション機能。利用の際は別途申し込みが必要。
（情報提供：日本インタビュ新聞社・Media-IR 株式投資情報編集部）