ＢｔｏＢビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、インフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は２月２１日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」が、全国に約１３００店舗（※１）のドラッグストアを展開する、サンドラッグ＜９９８９＞（東証プライム）に導入されたと発表。（写真左から、法務部部門長：秋山忠幸氏・執行役員社長室長：五味肇氏）

■サンドラッグ執行役員五味氏、法務部秋山氏から伺った導入理由・効果等

【「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」導入前の課題】

（１）紙の契約書の管理・保管業務が煩雑

　紙ベースで契約書の処理を行なっていた頃は、現在のように法務部で契約関連を一元管理しておらず、各部署で契約書をファイリングして管理していました。

　各部署での管理では、担当者が変更になった際の引き継ぎがされていなかったり、契約書がどこに保管されているか分からず、探すのに時間がかかるといったことがどうしても起きてしまいます。２０２１年に法務部が設立される以前にも契約関連の一元管理を社内で検討したことはありました。ただ、管理方法について良い提案もなく、課題は棚上げにされていました。

（２）全国の事業所と本社間の契約書確認・押印・製本・送付業務コストに課題

　例えば九州で契約締結の話があれば、まず現地の事業所で契約書の原本を作成し、データで東京の本社へ送ってもらいます。本社で内容を確認し、押印した後、製本して九州の事業所へ送り返し、先方と取り交わすといった流れで行なっていました。

　印刷から製本、発送の手間もかかりますし、郵便代や収入印紙代などの諸経費もかかります。本社でハンコを押す際にも、管理本部長が不在のためハンコが押されるまでに時間がかかるといったこともありました。

■導入の決め手

　費用対効果が見込めるコスト感、「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」が契約当事者の双方で署名・認証する当事者型である点です。

　また、「ＢｔｏＢプラットフォーム」シリーズは請求書サービスの業界シェアが高く、電子契約を進めるにあたって、インフォマートさんはノウハウも豊富で、スムーズに電子化できるのではないかと思いました。

■導入効果

（１）社内の全ての契約書を法務部で一元管理できるように

　法律上、紙の契約書が必要なものと、先方のご都合で紙の場合以外は、全ての契約で電子化することを社内で推奨しています。結果的に、全ての契約書を法務部で一元管理できるようになりました。

（２）３日以上かかっていた契約締結までのリードタイムを最短即日に短縮

　急ぎ契約を結びたいという場合、最短でその日のうちに締結まで完了します。以前は、ハンコを押印するまでに２、３日かかることもあり、それから発送ですから、電子化で締結までかなり早くなりました。

　事務レベルの時間短縮はもちろんですが、ハンコを押す管理本部長の業務負担も削減できたことは大きな効果です。

　その他、各部署の担当者レベルで契約に対する意識が高まったことが想定外で効果を実感しています。契約を意識することで、有事の際に契約書を確認したり、内容をアップデートするようになりますし、どんな時に契約を結ぶのかがクリアになってきました。

　ＮＤＡ（秘密保持契約）についても、あらゆることが知財という意識も醸成されており、企業としていい変化だと思います。

■今後の展望

　「リマインドメール機能」を使いこなしたいと思います。契約期間の期日を前もって知らせてくれるのは、とても便利ですから、上手に使っていきたいと思います。

　かつては商談ベースの口約束で契約が済んでいた時代もありましたが、今はしっかりと記録する時代になり、契約書や覚書もどんどん増えています。

　世の中的にも、契約に対する認識が広がってくると思います。今回、電子契約の導入によって、社内での契約書の重要性が認識されてきました。これからもそうした認識を深めていきたいと思います。

【「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」について】

　企業間で交わされる契約をＷｅｂ上で締結できるクラウドサービス。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減する。また、社内承認をＷｅｂ上で行うことができるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応（※２）し、バックオフィス業務の効率化やテレワークが実現する。
（※1）2022年3月期連結
（※2）JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト認証」認証取得済
（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）