インフォマート、肥後銀行は「BtoBプラットフォーム TRADE」導入で月間約1000枚の発注書や請求書等をデジタル化

■カーボンニュートラル実現に向け、ペーパーレス化を推進

 BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、インフォマート<2492>(東証プライム)は、同社が提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」が、熊本県内で約110店舗を展開する肥後銀行に導入されたと発表。

■肥後銀行 総務部 資産管理グループから伺った導入理由・効果等

【「BtoBプラットフォーム TRADE」導入前の課題】

(1)店舗修繕の見積依頼・発注は電話で行い、月間約1000枚の紙の書類が発生

 総務部では、各支店から什器や設備の不具合に関する修繕要望を受け付けている。支店は熊本県内に約110店舗あり、修繕要望は平均で月200件ほど発生していた。内容は様々で、トイレの詰まりといった軽微なものから、雨漏りを防ぐ屋上の防水等、規模の大きな修繕もある。
 基本的に業者との見積りや発注のやり取りは、電話と紙で行っていた。まず、各支店からの修繕要望を業者へ電話で伝え、見積りを依頼する。その後の発注も電話を中心に行っていた。
 また、工事完了報告書が10枚を超える場合もあり、平均して1件あたり5枚程度、月に約1000枚の紙の書類が発生していた。

(2)内部統制が難しく、発注内容の一元管理が煩雑化

 支店から修繕要望があった段階で、総務部の担当者が自身の案件管理表のエクセルに、支店名、工事内容、依頼先業者名等を記入する。正式発注後は、資産管理グループと共有の案件管理表のエクセルに依頼内容を記入して進捗を管理していた。
 しかし、軽微な工事や緊急を要する工事は、支店から要望を受けてすぐに業者へ電話で発注するため、誰がいつどの業者に発注したかを部署内で一元管理できず、課題だった。

(3)修繕作業完了後は、請求書の発行依頼を電話で催促

 修繕工事にかかった費用は、業者の皆さんの資金が滞りなく回るようにと、締日から5営業日後に支払っている。締日が近づくと請求書を催促することが頻繁にあった。特に期末については、決算内容に影響があるため、直接持参いただくよう依頼することもあり、業者へ負担をかけていた。

【導入の決め手】

 カーボンニュートラルを推進していくにあたり、ペーパーレス化を重要視したことがきっかけで、紙の書類のデジタル化を検討した。期待していたのは、見積依頼から発注、請求書のやり取りまでの一連の業務フローをクラウド上で完結できることである。
 導入にあたり8社のシステムを比較した結果、コスト面と操作性、機能の充実、汎用性を総合的に判断し、「BtoBプラットフォーム TRADE」の導入を決めた。

【導入効果】

(1)取引先のペーパーレス化に寄与。見積書や請求書を持参してもらう手間や郵送コストを削減

 業者の方々から喜びの声。電話での催促や、見積書や請求書持参もなくなり、郵送コストと紙の削減も実現し、メリットを感じている。書類や図面も「BtoBプラットフォーム TRADE」で送ってもらえるので、「BtoBプラットフォーム TRADE」上だけで書類を完結できるようになり、確認の抜け漏れもなくなった。

(2)月間1000枚の書類を全てデジタル化し、業務負担を軽減

 紙がなくなったことは大きな変化である。過去の工事と見積金額を比較する際、過去のファイルをひっくり返す必要もなく、業者ごと、支店ごと等すぐに検索できるので便利である。
 請求書もインフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したので、書類のやり取りを全てデジタル化できた。紙の場合は見積書と請求書の金額の突き合わせなど、確認作業に時間を取られていたが、「BtoBプラットフォーム」上で確認できるため、件数が多い場合でも処理の負担が減った。

【今後の展望】

 業務プロセスを簡素化し、ペーパーレス化やDXにも取り組んでいきたいと考えている。また、取引先企業、個人の顧客の利便性の向上には引き続き取り組んでいきたい。
 今回の「BtoBプラットフォーム TRADE」導入は、同行だけでなく、取引先のペーパーレス化や業務負担の軽減でも一定の効果を上げている。グループ企業には、企業のデジタル化を提案する会社があるので、取引先のDXに関するコンサルティングも一緒に進めていきたい。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)

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