■残業時間が半減し、大量の書類管理が楽に

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は７日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」が、大塚商会＜４７６８＞（東証プライム）グループのソフトウェア研究・開発拠点である株式会社ＯＳＫ（本社：東京都墨田区）に導入されたと発表。

【ＯＳＫから伺った導入理由・効果等】

■「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」導入前の課題

　「ＩＴでオフィスを元気にする」を掲げる大塚商会グループに属するＯＳＫは、ソフトウェア開発会社として基幹系システム「ＳＭＩＬＥ　Ｖ」と情報系システム「ｅＶａｌｕｅ　Ｖ」を融合した「ＤＸ統合パッケージ」を展開している。また、受託開発やＩＴコンサルティングで、全国の中堅・中小企業のオフィスＤＸの支援も行っている。

　受託開発では多様な業種の特性に合わせたカスタマイズも多いため、システム開発に関わる協力会社は７０社あまりで、発注は製品開発と合わせ、多い時で月５００件以上ある。発注書送信など一部は「ｅＶａｌｕｅ　Ｖワークフロー」「ＳＭＩＬＥ販売管理システム」で効率化が図れていたものの、納品書以後は基本的に紙でやり取りしていた。

　取引している会社は２０日締めであることが多いため、毎月２５日以降は書類が一度に６０件ほど届く場合もあり、月末から月初にかけては部署総出で処理にあたっても残業が発生していた。

　また、処理のためには、自社の業務担当だけでなく、現場の担当ＳＥ、担当マネージャー、協力会社の担当の方も出社しなければならず、コロナ禍をきっかけに、各所から脱ハンコ・ペーパーレス化の要望が届くようになった。

■導入の決め手

　自社の運用に合うサービスを探していたところ、「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」のリリースを知った。請求書発行を担当する業務課では、取引先の要望で「ＢｔｏＢプラットフォーム　請求書」を一部利用して請求書を発行していた。また、業務管理課でも、データで請求書を受け取っていた取引先もあったため、「ＢｔｏＢプラットフォーム」の存在や仕組みは把握していた。

　実際に説明を受けて、案件単位で書類管理をしたいという自社の運用や希望と合致していると感じた。ひとつの案件に対し、発注と請けがある上で納品・検収までがワンセットになっており、それが双方向でできるサービスは他にはなかった。

■導入効果

（１）ペーパーレス化で業務効率化、発注関連業務の残業時間も半減

　作業時間が大幅に減り、在宅でも対応できるようになった。「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」で申請された発注データも、自社の「ｅＶａｌｕｅ　Ｖワークフロー」の申請データ出力機能を利用して出力し、発注関連業務での残業時間は半減した。コピー機の前から動けない無駄な時間もなくなった。

（２）押印作業、書類の回付作業が不要に

　検収後の仕入処理も、「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」から一覧のデータをダウンロードして処理を行っているため、１枚１枚確認する必要がなくなり、非常に楽になった。現場での押印作業や、業績管理課へ書類を回付する作業もなくなり、現場の担当ＳＥも導入効果を実感しているようである。

（３）キャビネットを占める紙の書類が激変、検索性も向上

　書類が減ったことで保管場所の苦労もなくなった。これまでは取引が多い会社だと分厚いファイルが１年に１冊必要になり、キャビネットに収まりきらない書類は外部倉庫に預けていたため、税務調査等で過去の書類が必要になると探すのも大変だった。今はデータを検索して、該当の書類をすぐに見つけることができる。

■今後の展望

　現在は、取引数の少ない取引先等を除いた５０社あまり、全取引の約８割を「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」でやりとりしている。対象を自社の外注加工費に当たる取引に限定したが、取引先からは「外注加工費以外も使えるようにしてほしい」との声があり、今後は少しずつ対象を広げていく予定である。

　ＯＳＫの「ＤＸ統合パッケージ」は、現在、ドキュメント管理システムと会計システムの連携による電子帳簿保存法に対応した証憑保存で好評を得ている。今後はこの機能を活用して、さまざまなデータを「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」とシームレスに連携できるようなスキームを築いていきたいとしている。

　バックオフィスデータを一元的に管理して、ＯＳＫ自体が「ＤＸ統合パッケージ」の先進的な事例、そして、ＤＸ自体の事例になるような対応を進めていく考えである。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）