■電子帳簿保存法に対応し、正確なデータ化と保存を実現

　デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は４月１１日、同社が提供する電子帳簿保存法対応の文書管理サービス「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」が、創業１２０年を超える総合不動産会社、東京建物＜８８０４＞（東証プライム）に導入されたと発表。

【東京建物より伺った導入理由・効果等】
（取材協力）経理部　経理グループ　担当者／住宅業務統括部　アカウントグループ　担当者

■「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」導入前の課題

　東京建物は、日本で最も古い歴史を持つ総合不動産会社で、ビル事業と住宅事業を主軸に事業を展開している。取引先から受け取る請求書は、経理部と住宅事業統括部の２つの部署が担当している。

　取引先が約８０００社ある経理部では、メールやＰＤＦで受け取った請求書や領収書を印刷・押印・回覧する手間があり、電子帳簿保存法に対応した運用整備が必要だった。

　一方、住宅業務統括部では、住宅部門の物件に関わる請求書を取り扱っている。販売センター等に届く請求書は、現場担当者がレターパックで東京本社へ郵送していた。本社と販売センターの営業日が異なるうえに、販売センターは関西や九州といった遠方にもあるため、配達に数日かかってしまい、タイムラグの発生が課題になっていた。

■導入の決め手

・経理部

　電子帳簿保存法の要件を満たした運用の徹底や従業員の業務負荷増を懸念していたことから、外部システムの利用を考えていた。「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」は、承認フローを設定しなくても問題がなく、なおかつ電子保存に特化している。「法令に対応した運用整備」という会社の課題を解決できるため、全社での導入を決めた。

・住宅事業統括部

　以前より、紙やＰＤＦ等で受け取る請求書をＡＩ－ＯＣＲでデータ化する「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ　ｆｏｒ　請求書」を導入していたため、請求関連業務は効率化できていたが、領収書等の処理は相変わらず残っていた。領収書等を電子化できるサービスを探している中で、説明書を読み込まなくても直観的に使える「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」の操作性の高さに魅力を感じた。

■導入効果

（１）月間約３００件の請求書や領収書の電子保存により、業務負担を軽減

　経理部では「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」の導入により、月間約３００件の請求書や領収書をデータ化して電子保存している。これまで印刷・押印・回覧にかかっていた時間を削減でき、保管スペースも不要になった。

（２）高い操作性で、スムーズに電子帳簿保存法に対応

　住宅業務統括部では、請求書を「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ　ｆｏｒ　請求書」、請求書以外の領収書や支払通知書等を「ＢＰ　Ｓｔｏｒａｇｅ」で処理している。同じＩＤを使用するので画面の切り替えがスムーズな点や、バラバラになりがちなＰＤＦのファイル名をルールに基づいて整理できる点がとても便利である。データ保存により、検索で簡単に必要な情報を取り出せるので、書類をひっくり返して探す手間もなくなった。

■今後の展望

　経理部では受け取る請求書と領収書以外の書類のデータ保存、住宅業務統括部では精度重視のオペレータ確認とスピード重視のＡＩ－ＯＣＲによるデータ化の併用等、運用方法をアップデートし、さらなる業務効率化を図っていきたい。

　不動産業界の商習慣において、紙の書類は多いであるが、コロナ禍を経て少しずつ電子化が進んできた。電子帳簿保存法の改正を機に、これからも電子化・デジタル化を進めていきたい。（情報提供：日本インタビュ新聞社・Media-IR 株式投資情報編集部）