■さらに「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」とあわせて約８６０時間の業務時間を削減

　インフォマートは５月２９日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」が、ＮＥＣネッツエスアイ・サービスに導入したと発表。

■ＮＥＣネッツエスアイ・サービスより伺った導入理由・効果等
　（取材協力＝管理本部　業務改革推進部）

【導入前の課題】

　ＮＥＣネッツエスアイグループで通信インフラの構築・施工および保守を担うＮＥＣネッツエスアイ・サービスでは、工事施工や保守点検を依頼する約３００社の協力会社との取引において、月間約１，０００件の発注業務が発生していた。

　発注から納品、契約書管理までの一連の業務についてはシステム化を進めていたが、一部に紙の書類や手作業が残っており、それが大きな負担となっていた。また、手入力によるミスのリスクも存在していた。加えて、建設業法関連の書類や契約書における収入印紙の貼付、郵送、ファイリング作業、納品書の確認や保管にかかるコストと時間も課題となっていた。

　これらの課題に対応するため、老朽化した基幹システムの刷新に伴い、ＮＥＣグループ内で求められる方針に沿って、オンプレミス環境からクラウドシフトへの移行を検討していた。

【導入の決め手】

　同時期にグループ会社数社とともに、グループ内で同一プロセスによる運用が可能なＥＲＰシステム「ＺＡＣ」（株式会社オロ）を導入。発注業務のペーパーレス化とリアルタイム処理を実現するため、「ＺＡＣ」とのＡＰＩ連携により、システムの切り替えを意識せずに操作できる点が大きな採用理由となり、「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」を導入した。

　また、建設業法グレーゾーン解消制度により適法性が確認され、工事請負契約の電子化が明確化された点も重要な判断材料となった。「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」については、価格面での優位性に加え、「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」と同一ＩＤで利用できる利便性も採用の決め手となった。

【導入効果】

（１）基幹システムとのＡＰＩ連携でペーパーレス化を実現

　基幹システム「ＺＡＣ」と「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」をＡＰＩ連携することで、発注業務のリアルタイム処理と、ほぼ完全な形でのペーパーレス化を実現した。一部に書面での取引は残っているが、全体の９５％程度は「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」での処理となっている。

　これにより、発注処理のタイムラグが解消され、紙書類のやり取りや郵送、収入印紙の貼付が不要となった。また、各工程におけるヒューマンエラーや手作業の負担も大幅に削減され、取引先とのやり取りが円滑かつ迅速に行える体制が整った。結果として、業務全体の効率化および受発注業務の品質向上に大きく貢献している。

　さらに、検収業務においては、従来、担当者が入力した完了日や金額等を含む報告書を生産部と資材グループの双方でチェックしていたが、この対応が不要となった。試算によれば、生産部では年間約６００時間、資材グループでは年間約１６０時間の作業時間削減効果が得られたと考えられる。

（２）９種類の契約書を電子化し、コスト削減と業務効率化を実現

　紙ベースで運用していた９種類の契約書を「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」により全面的に電子化したことで、収入印紙代、郵送代、製本や保管の手間といったコストを大幅に削減できた。

　従来は契約ごとに原本の郵送や押印、双方での管理が必要だったが、電子化により締結業務がオンラインで完結し、年間で約１００時間の業務時間を削減できた。また、ＩＤを統一することで「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」との一元管理が可能となり、取引先にとっても使いやすい仕組みとなった。

【今後の展望】

　資材グループとしては、既存の書面契約書について、適切なタイミングで電子契約への移行やＰＤＦ化によるデータ保存を検討していきたいと考えている。社会インフラを支える現場力を社内から支援する部署として、今後も業務改革および業務効率化を推進し、通信ネットワークの重要性の高まりに対応していく方針である。

　また、取引先に対しても、「ＢｔｏＢプラットフォーム」を利用するのであれば、新規ユーザー登録作業を「ＢｔｏＢプラットフォーム　ＴＲＡＤＥ」「ＢｔｏＢプラットフォーム　契約書」でまとめて行えるため、「使った方が絶対に良い」と強く勧めたい。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）